Outsourcing στα Ελληνικά Ταχυδρομεία

Μέσα στο άκρως ανταγωνιστικό περιβάλλον, όπως αυτό διαμορφώνεται στην ταχυδρομική αγορά, τα ΕΛΤΑ προχώρησαν σε outsourcing. Συγκεκριμένα αποφάσισαν την ανάθεση, σε εταιρεία ιδιωτικών συμφερόντων :

1. του έργου της παραλαβής, διαχείρισης και αποστολής αλληλογραφίας & δεμάτων Κέντρων Διαλογής καθώς και παραλαβής και επίδοσης αντικειμένων ειδικής διαχείρισης και άλλων εργασιών σε Κέντρα Διαλογής και Καταστήματα ΕΛΤΑ,
2. του έργου της Παραλαβής και Αποστολής αερομεταφερόμενων ταχυδρομικών αποστολών και δεμάτων καθώς και ενημέρωσης διεθνών και εγχώριων Μεταφορικών Συστημάτων (IPS & T&T) στο Κέντρο Αεροπορικού Ταχυδρομείου και επίσης, παραλαβής, διαχείρισης και αποστολής αλληλογραφίας & δεμάτων Κέντρων Διαλογής σε Κομβικά Κέντρα.

Η εξωτερίκευση των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης (outsourcing) αναφέρεται σε μια μεθοδολογία συνεχούς προμήθειας, με μορφή υπηρεσιών, λειτουργιών ή/και διαδικασιών μιας επιχείρησης από έναν εξωτερικό συνεργάτη, έναντι αμοιβής. Ο προμηθευτής αυτών των υπηρεσιών μπορεί να είναι μια επιχείρηση ή σύνολο επιχειρήσεων οι οποίες μπορεί να βρίσκονται σε διαφορετική τοποθεσία ή και χώρα.

Η εξωτερίκευση των δραστηριοτήτων δεν είναι κάποιο καινούργιο φαινόμενο ή τάση της αγοράς. Πολλές επιχειρήσεις επέλεγαν να εξωτερικεύσουν δραστηριότητες όπως ο καθαρισμός γραφείων, η τροφοδοσία, η συντήρηση μηχανολογικού εξοπλισμού και η ασφάλεια. Τα τελευταία όμως χρόνια παρατηρείται το φαινόμενο όπου πολλές επιχειρήσεις επιλέγουν να εξωτερικεύσουν σημαντικές δραστηριότητες όπως ο στρατηγικός προγραμματισμός, το λογιστήριο, ο σχεδιασμός των προϊόντων, το μάρκετινγκ, οι πωλήσεις, η πληροφορική και οι τηλεπικοινωνίες.

Μερικά από τα πλεονεκτήματα του outsourcing για μία επιχείρηση είναι :

• Μείωση κόστους, καθώς η εξωτερίκευση δίνει την δυνατότητα στην επιχείρηση να πραγματοποιήσει οικονομίες κλίμακας,
• Βελτίωση επιδόσεων, αφού οι εξωτερικοί συνεργάτες μπορούν να επιτύχουν υψηλότερες επιδόσεις σε συγκεκριμένες δραστηριότητες σε σχέση με μια επιχείρηση η οποία εκτελεί τις δραστηριότητες αυτές εσωτερικά,
• Ειδίκευση, επειδή η εξωτερίκευση των δραστηριοτήτων επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αφοσιωθούν, να επενδύσουν και να ειδικευτούν σε δραστηριότητες που τους προσδίδουν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα και να εξωτερικεύσουν περιφερειακές δραστηριότητες σε άλλες επιχειρήσεις, που ειδικεύονται σε αυτές τις δραστηριότητες.
• Όμως από την εξωτερίκευση δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης δημιουργούνται κίνδυνοι και ορισμένοι από αυτούς είναι :
  • Αύξηση κόστους, καθώς σε αρκετές περιπτώσεις τα κόστη όχι μόνο δεν μειώνονται αλλά μπορεί και να αυξηθούν. Αυτά τα «κρυφά» έξοδα, που είναι ικανά να αντισταθμίσουν τα οφέλη από την εξωτερίκευση των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης,μπορούν να χωριστούν σε τέσσερις κατηγορίες :
  • Αναζήτηση συνεργάτη και υπογραφή συμβολαίων, καθώς υποτιμούνται  τα έξοδα για την αναζήτηση κατάλληλων συνεργατών, την αξιολόγηση τους με σκοπό την επιλογή του καταλληλότερου και την διαπραγμάτευση και υπογραφή του συμβολαίου.
  1. Μεταβατική περίοδος, δηλαδή το χρονικό περιθώριο που χρειάζεται ο εξωτερικός συνεργάτης για να αποκτήσει τις γνώσεις που κατείχε το εσωτερικό τμήμα πληροφορικής και μπορεί να ξεπεράσει και τους 3-4 μήνες.
  2. Διαχείριση του Έργου, που αποτελεί την μεγαλύτερη κατηγορία «κρυφών» εξόδων καθώς αποτελείται από 3 διαφορετικές δραστηριότητες : τον έλεγχο των εξωτερικών συνεργατών σε σχέση με τις υπογεγραμμένες σε συμβόλαιο υποχρεώσεις, το «παζάρεμα» με τους εξωτερικούς συνεργάτες (απειλώντας τους ακόμα και με κυρώσεις αν χρειαστεί) και την διαπραγμάτευση με τους εξωτερικούς συνεργάτες για πιθανές αλλαγές στα συμβόλαια,
  3. Μετάβαση μετά την εξωτερίκευση.  Αναφέρεται σε  έξοδα από πιθανές αλλαγές εξωτερικών συνεργατών ή από την εσωτερίκευση αποτυχημένα εξωτερικευμένων δραστηριοτήτων
  • Η εξάρτηση μιας επιχείρησης από έναν προμηθευτή ενέχει κινδύνους σε σχέση με την ποιότητα, το κόστος καθώς και τις πιθανές αποτυχίες του προμηθευτή. Για παράδειγμα, είναι πιθανό η επιχείρηση προμηθευτής να μην καταφέρει να επιτύχει τα κριτήρια ποιότητας της επιχείρησης «πελάτη».
  • Κοινωνικές επιπτώσεις στις επιχειρήσεις στις οποίες εφαρμόζεται. Για παράδειγμα μπορεί να επιφέρει την ανακατανομή του εργατικού προσωπικού ή και την μεταφορά του στην επιχείρηση «προμηθευτή». Η επιτυχία της εξωτερίκευσης των δραστηριοτήτων εξαρτάται από την στάση, την διάθεση καθώς και την αφοσίωση του εργατικού προσωπικού.
  • Διάχυση γνώσης στους προμηθευτές : Κατά την περίπτωση μεταφοράς κάποιας βασικής δραστηριότητας, οι προμηθευτές είναι ικανοί να κερδίσουν γνώση για την υπηρεσία ή το προϊόν το οποίο διαχειρίζονται την οποία είναι πιθανόν να μεταφέρουν σε άλλους πελάτες, ενισχύοντας τον ανταγωνισμό.
  πηγή : Θεωρητικές Προσεγγίσεις σε συνεργασίες Outsourcing  και Διαύγεια Α και Διαύγεια Β